Novas formas de implementar a mesma solução corporativa. Isso sim é pensar no cliente!

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Novas formas de implementar a mesma ferramenta corporativa. Isso sim é pensar no cliente!

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A maneira com que as pessoas conectam suas vidas pessoais e profissionais mudou consideravelmente nos últimos anos. Consequentemente, elas esperam que o mesmo processo aconteça com a forma de trabalhar.

Além disso, as organizações buscam constantemente maneiras mais efetivas de melhorar sua produtividade, otimizar o tempo e gerenciar seus gastos.

Foi pensando nessa tendência, que a Aptus criou o Aptus RD FastTrack: uma nova forma de implementar nossa ferramenta de reembolso de despesas.

O nosso sistema corporativo continua o mesmo, apenas a forma de implementação foi segmentada. Além da FastTrack (Optimized), temos a implementação ProService (Assisted) e Corporate (Fully Assisted).

Veja abaixo as principais características desses novos conceitos de implementação!

OTIMIZAÇÃO NA IMPLEMENTAÇÃO
A nova maneira de trabalho da Aptus que vai diretamente ao encontro com as novas formas de percepção de seus clientes.

Fasttrack (Optimized)

O Aptus FastTrack é o nosso mais novo serviço de sucesso arquitetado para que você, cliente, sinta ainda mais vantagens em utilizar nossas ferramentas. Esta nova forma de implementação conta com o mesmo perfil do nosso sistema Corporate e todas as suas funcionalidades, porém os serviços são executados dentro de um Modelo Padrão de Implantação, o que otimiza significativamente o tempo de execução.

O termo Fast Tracking é definido como uma das práticas que auxiliam a agilizar a execução das atividades utilizando-se dos recursos disponíveis. Conforme ZOPPA, 2013, o Fast Tracking permite acelerar um cronograma, onde as atividades que inicialmente deveriam ser realizadas em sequência, são realizadas de forma concomitante.

No formato de implantação FastTrack, serão fornecidos os Padrões de Layouts das tabelas do sistema, para que seja feita a carga inicial de dados da ferramenta de forma agilizada. Além disso, o cliente poderá indicar usuários que serão formados como Key Users, os quais serão os responsáveis por multiplicar todas as informações internamente. Neste treinamento, estes usuários estarão habilitados a realizar de forma independente todas as manutenções, quando necessário, nos cadastros e tabelas de parâmetros da ferramenta.

Mesmo sendo uma implementação otimizada, ela é totalmente escalável, ou seja, em momento apropriado outros serviços podem ser agregados em função da necessidade do cliente em deixar a ferramenta ainda mais alinhada aos seus processos de negócio.

O mais importante é que o sistema disponibilizado sempre contará com todos os recursos do Aptus RD, a ferramenta mais completa do mercado para aplicações corporativas.

ProService (Assisted)

A implementação ProService é o estágio intermediário de implantação do sistema Aptus RD. Diferentemente da FastTrack, esta variação conta com uma Implantação Assistida por nossa equipe de consultores.

Na implantação ProService o cliente poderá definir previamente com nossos técnicos, a contratação de serviços específicos, que poderão proporcionar uma melhor aderência do sistema às necessidades de seu negócio. Os tipos de serviços e o seu dimensionamento serão definidos em conjunto com o cliente.

Também neste formato de implantação são utilizadas as metodologias de carga de dados inicial via Layout Padrão e a utilização de Key Users para disseminação de conhecimento para toda a equipe.

Com isso, a implantação ProService torna-se a solução ideal para quem precisa de um processo ágil de implantação, mas que permita a inserção de alguns serviços pontuais direcionados a atender requisitos específicos de seu negócio.

Corporate (Fully Assisted)

A versão Corporate de implantação é a mais completa e contempla toda a gama de serviços que a equipe de consultores especializados da Aptus pode oferecer. Ela é direcionada para empresas que tem como objetivo conduzir a implantação do Aptus RD em formato de um projeto, que irá atender a todos os requisitos específicos de seu negócio.

Neste caso, a Aptus irá disponibilizar uma equipe de técnicos com um Gerente de Projeto que, juntamente com a equipe de projeto do cliente, irá definir e executar todas as etapas e cronograma do projeto.

Com essas características, a implantação Corporate é a solução ideal para quem precisa de todos os recursos disponíveis para adaptar integralmente a ferramenta a todas as características do seu processo de negócio.

Aqui você encontrará a lista das principais funcionalidades que estão
disponibilizadas em todos os níveis das implementações
FastTrack, ProService e Corporate.

CADASTROS BÁSICOS
RELATÓRIOS GERENCIAIS
RESERVA
CADASTROS FUNCIONAIS
CRONOGRAMA DE PROJETOS
APP MOBILE
SEGURANÇA
PLANEJAMENTO DE VIAGEM
GOOGLE MAPS
ADIANTAMENTOS
PREVISÃO DE PAGAMENTOS
INTEGRAÇÃO ELETRÔNICA
RELATÓRIO DE DESPESAS
APROVAÇÕES PENDENTES
POLÍTICA DE DESPESAS
WORKFLOW DE APROVAÇÃO
RATEIO DE DESPESAS
INTEGRAÇÃO COM ERP
FATURAS ELETRÔNICAS
FUNDO FIXO
OCR

Principais Eventos x Formas de Implementação

FUNCIONALIDADESFASTTRACKPROSERVICECORPORATE
Personalização de logotipo e cores da identidade do cliente
Customizações em rotinas existentes no sistema
Criação de novas rotinas ou mudanças em processos do sistema padrão
Integração com ERP do cliente (Layout Padrão Aptus)
Desenvolvimento de layout específico para integração com ERP
Integração com faturas eletrônicas
Desenvolvimento de layout específico para integração com faturas eletrônicas
Desenvolvimento de customizações para requisitos específicos de cada cliente
Consultoria para os processos da empresa e customizações do sistema
Acompanhamento semanal (Status Report - reunião documentada)
Visitas de Treinamento de Key Users
Acompanhamento pós implantação com consultores em standby
Atendimento de suporte via Help Desk

Depoimentos

Antes quando tudo era manual, todos os reembolsos entregues em papel, eram contabilizados e eram registradas despesas que não faziam parte da política de reembolso. Hoje, mesmo tirando os usuários da zona de conforto, está reeducando as pessoas e padronizando os processos. O sistema foi desenhando de acordo com nossas necessidades, e tudo que precisamos esta sendo atendido pela equipe de suporte. Com a implementação da ferramenta, controlamos de forma correta os adiantamentos e a prestação de contas, que hoje são feitos corretamente dentro da política. Tivemos uma ótima aceitação em todas as empresas do grupo e atingiu nossas expectativas. Recomendamos a empresa e hoje já estudamos outro sistema de gestão para atender nosso fluxo de caixa.

Viviane ChamsinAnalista de Tesouraria

Os relatórios de despesas eram entregues em papel e nós tínhamos que imputar manualmente os dados no sistema de gestão. Estes processos, por serem trabalhosos e sujeito a erros, levavam em média 40 horas mensais. Hoje, com o RD Aptus TSW, em apenas 10 horas mensais, minha equipe efetua a conferência dos relatórios e acompanha a liberação dos pagamentos.

Helen MarchettiCoordenadora Financeira

Havia uma preocupação da Schultz em obter um controle real de custos com viagens e visitas corporativas, bem como gerenciar as solicitações de viagens, adiantamentos e despesas comerciais. Esse processo era todo manual e demandava tempo e pessoal. Optamos por automatizá-lo e pesquisamos no mercado uma empresa que atendesse nossas expectativas e nos assessorasse nessa transição. A Aptus chamou nossa atenção desde o início, pela disposição de atendimento, sempre rápida e confiável. Hoje conquistamos maturidade no controle de despesas corporativas e estamos satisfeitos pela escolha.

Erica Pires Supervisora Administrativa

“Todos os relatórios de reembolso de despesas de viagens eram realizados manualmente e demoravam muito tempo, pois os colaboradores que fazem estes relatórios, estão espalhados em diferentes localizações do pais - nós precisávamos de um sistema automático que estivesse conectado ao ERP, para agilizar a chegada das informações e a análise das mesmas. Com a implantação do RD Aptus, conseguimos uma automatização no processo de consolidação e contabilização, otimizando e muito o tempo de processamento dos reembolsos. Além disso, o sistema é de fácil utilização e dá a flexibilidade necessária para adequação da ferramenta.”

Paulo SantosGerente Planejamento Financeiro

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